Bezpieczeństwo danych osobowych to w obecnych czasach kluczowe zagadnienie – jeśli wpadną w niepowołane ręce, może to wiązać się z dużymi kłopotami np. finansowymi. Nic dziwnego, że wielu lekarzy, a także ich pacjentów zastanawia się, czy umieszczane na paragonach fiskalnych dane na pewno będą bezpieczne – tym bardziej że kopie paragonów wysyłane są do zewnętrznego systemu. Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa danych w przypadku transakcji u lekarza? Jakie dane muszą być umieszczane na paragonach? O tym w poniższym artykule!
Jakie dane musi zawierać paragon fiskalny?
Na początek warto dowiedzieć się, jakie dane muszą zostać zawarte na każdym paragonie fiskalnym – niezależnie od tego, czy dokument ten zostanie wystawiony w gabinecie lekarskim, czy też w jakimkolwiek innym sklepie lub punkcie usługowym. Dane te określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816). Są to:
- nazwa podatnika albo jego imię i nazwisko wraz z adresem punktu sprzedaży;
- NIP podatnika;
- numer wydruku;
- data oraz godzina sprzedaży;
- napis „Paragon fiskalny”;
- nazwa towaru albo usługi pozwalająca na ich jednoznaczną identyfikację;
- cena jednostkowa towaru albo usługi;
- ilość i wartość sumaryczna sprzedaży wraz z literą oznaczającą przypisaną stawkę podatku;
- wartość zastosowanych zniżek;
- wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku;
- wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
- łączna wysokość podatku;
- oznaczenie waluty, w jakiej realizowana jest sprzedaż;
- numer paragonu fiskalnego;
- numer kasy i oznaczenie kasjera;
- NIP nabywcy (umieszczany na żądanie nabywcy);
- logo fiskalne i numer unikatowy.
Jak widać, paragony fiskalne nie zawierają niemal żadnych danych dotyczących klienta będącego osobą fizyczną, przez co nie pozwalają na jego identyfikację. Jedyne, czego można się dowiedzieć na temat pacjenta, to usługa, jaką wykonał dla niego lekarz. Nazwa takiej usługi musi pozwalać na jej jednoznaczną identyfikację, jednak nie będzie zawierać żadnych szczegółowych informacji – może to być np. „konsultacja” albo w przypadku lekarza dentysty „leczenie zachowawcze”. W żadnym przypadku na paragonie wystawionym przez lekarza nie znajdą się dane osobowe pacjenta, takie jak jego imię i nazwisko, numer PESEL czy szczegółowa nazwa leczonego schorzenia.
Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku firm – jeśli na podstawie paragonu ma zostać wystawiona faktura dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, paragon musi zawierać numer NIP nabywcy. W takiej sytuacji możliwe jest sprawdzenie, dla jakiej firmy została zrealizowana dana usługa. W przypadku lekarzy będą to jednak sytuacje sporadyczne, poza tym paragon z NIPem jest niezbędny do wystawienia faktury, dlatego taki dokument będzie zdecydowanie lepiej pilnowany niż inne paragony.
Jak wygląda wystawianie paragonów fiskalnych przez lekarzy?
Od 1 lipca 2021 roku wszyscy lekarze są zobowiązani do korzystania z kas fiskalnych online. To urządzenia fiskalne, które kopie wystawionych paragonów wysyłają do Centralnego Repozytorium Kas – systemu zarządzanego przez Krajową Administrację Skarbową. Dzięki temu urzędnicy mogą zdalnie kontrolować poprawność rejestracji sprzedaży. Kopie paragonów wysyłane są za pośrednictwem internetu – przedsiębiorcy samodzielnie wybierają, czy będzie się to odbywać za pomocą Wi-Fi, GPRS, kabla sieciowego czy też kabla USB połączonego z komputerem. Niezależnie od wybranego sposobu przesyłu dane są zawsze zaszyfrowane, dzięki czemu ich odczytanie jest niemożliwe.
Jak zadbać o bezpieczeństwo przesyłanych paragonów?
Można zapewnić dodatkową ochronę danym wysyłanym do CRK, dbając o bezpieczne połączenie z internetem. Decydując się na kasę fiskalną z WiFi, nie powinno się korzystać z publicznych sieci, a jedynie z własnej zabezpieczonej silnym hasłem. W przypadku połączenia kablem USB z komputerem koniecznie należy upewnić się, czy na urządzeniu nie znajduje się żadne złośliwe oprogramowanie, gdyż mogłoby ono wykraść dane. Najbezpieczniejszą opcją jest transmisja GPRS lub połączenie poprzez kabel sieciowy – ryzyko kradzieży przesyłanych w ten sposób danych jest zdecydowanie najniższe.
Jaką wybrać kasę fiskalną do gabinetu lekarskiego?
Kasy fiskalne dla lekarzy przede wszystkim powinny być urządzeniami online. Choć od początku 2023 roku w sprzedaży na rynku pierwotnym nie są już dostępne inne kasy niż online, warto uważać na tę kwestię w przypadku zakupu z rynku wtórnego. Dla lekarzy można polecić takie modele kas jak Novitus Mała Online czy Posnet Ergo Online – to poręczne, niewielkie urządzenia, które nie zajmą zbyt wiele miejsca w gabinecie.
Aby zadbać o bezpieczeństwo danych przechowywanych w kasie, warto ustawić na urządzeniu hasło – dzięki temu przed każdym rozpoczęciem pracy z kasą konieczne będzie wpisanie ustalonego kodu. Nie powinien on być zbyt prosty do odgadnięcia, np. 1111 czy 1234. W ten sposób nikt niepowołany nie zapozna się z danymi, np. gdyby doszło do włamania do gabinetu.