Dokumenty niestandardowe w aktach pracowniczych

Jak przechowywać niestandardowe dokumenty w aktach osobowych pracowników?

W zarządzaniu personelem istnieje wiele subtelności, którymi pracodawcy muszą się zająć, aby spełnić wymogi prawa pracy i utrzymać porządek w dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe to zbiór kluczowych dokumentów, ale oprócz standardowych dokumentów, jak kopie dowodów osobistych czy dokumentacja płacowo-podatkowa, mogą zawierać także niestandardowe dokumenty. Jak więc przechowywać tę różnorodną dokumentację?

Jakie akta osobowe wyróżniamy?

Zgodnie z przepisami, akta osobowe pracowników składają się z czterech części, z których każda ma swoje przeznaczenie. W części A znajdują się dokumenty dotyczące zatrudnienia w trakcie jego trwania, w części B dokumenty przed zatrudnieniem, w części C związane z ustaniem stosunku pracy, a w części D notatki służbowe.

Dokumenty niestandardowe w aktach pracowniczych

Jeśli chodzi o niestandardowe dokumenty, takie jak polecenie pracy zdalnej, dokumentacja związana z RODO, czy zaświadczenia medyczne, warto trzymać się kilku zasad.

Polecenie pracy zdalnej oraz ewidencję czynności należy umieścić w części B, ponieważ dotyczą one przebiegu zatrudnienia pracownika. To samo dotyczy dokumentacji związanej z PPK czy wynikami badań okulistycznych, które wpływają na warunki pracy.

Dokumenty płacowo-podatkowe, takie jak zgłoszenia do ZUS czy US oraz zwolnienia lekarskie, zazwyczaj przechowuje się wraz z dokumentacją płacową, często w dziale płac.

Natomiast dokumentacja dotycząca wypadków przy pracy czy chorób zawodowych powinna być trzymana odrębnie od akt osobowych, często przez służbę bhp.

Podobnie, dokumentacja związana z zajęciem wynagrodzenia przez komornika, czy wnioski o wypłacenie środków z ZFŚS, powinny być przechowywane w odrębnym zbiorze.

Wszystko znajdziesz w przepisach

Warto zaznaczyć, że przepisy są jasne co do tego, które dokumenty powinny być trzymane w aktach osobowych, a które odrębnie. Niemniej jednak ciągłe zmiany w przepisach mogą stwarzać pewne wątpliwości. Dlatego ważne jest, aby pracodawcy regularnie monitorowali zmiany w prawie pracy i dostosowywali swoje praktyki do obowiązujących regulacji.

Szkolenia kadrowe

Poprawne prowadzenie akt pracowniczych oraz zamieszczanie w nich dokumentów niestandardowych jest niezwykle istotne dla prawidłowego funkcjonowania firmy zgodnie z przepisami prawa.

Jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi przepisami odnośnie kadr i płac, koniecznie skorzystaj ze szkoleń kadrowych, ponieważ w ten sposób możesz się doszkolić i posiąść odpowiednią wiedzę i umiejętności w tym zakresie.

Centrum Verte oferuje szkolenia kadrowe, które pomogą firmom w:

  • Zrozumieniu przepisów dotyczących prowadzenia akt pracowniczych
  • Prawidłowym tworzeniu akt pracowniczych dla różnych grup pracowników
  • Prowadzeniu dokumentacji związanej z aktami pracowniczymi.

Podsumowanie

Zachowanie porządku w dokumentacji pracowniczej ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy oraz dla sprawnego funkcjonowania firmy. Dlatego warto poświęcić czas na odpowiednie zorganizowanie i przechowywanie dokumentów, aby uniknąć nieporozumień i problemów w przyszłości.

Chcesz, żebyś Ty i pracownicy Twojej firmy znali przepisy dotyczące akt osobowych od podszewki? Skorzystaj ze szkolenia kadrowe w Centrum Verte.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.